Die E-Rechnung ist keine Raketentechnik
Seit Neujahr 2025 müssen Unternehmen von Geschäftspartnern E-Rechnungen empfangen können. Aber weniger als die Hälfte tut das schon, hat der Verband Bitkom herausgefunden. Dabei wird es in der Regel sehr einfach sein.
Der große Tag: Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen von ihren Geschäftspartnern E-Rechnungen in einem strukturierten Daten-Format empfangen können. Es gibt keine Übergangsfrist. Die Vorteile einer digitalen Rechnung liegen auf der Hand: Die E-Rechnung braucht kein Papier, keinen Briefumschlag, keine Briefmarke und macht jede Buchhaltung oder Verwaltung im Nu effizienter.
Dennoch kann bisher weniger als die Hälfte der Unternehmen in Deutschland (45 Prozent) Rechnungen als E-Rechnung empfangen. Das ist das Ergebnis einer repräsentativen Studie im Auftrag des Digitalverbands Bitkom, für die 1.103 Unternehmen ab 20 Beschäftigten in Deutschland befragt wurden. Befragt wurden die Unternehmen von der Kalenderwoche 16 bis zur Kalenderwoche 23 des gerade vergangenen Jahres.
Den Grund für die Zurückhaltung beim Nutzen der digitalen Rechnung hat Bitkom nicht erfragt. Dabei ist die Technik nicht schwer zu verstehen und die Abläufe werden in der Praxis recht einfach sein, wenn man die Zusammenarbeit zwischen E-Handwerk und Elektrogroßhandel betrachtet. Dabei lassen wir Standards wie EDIFACT unberücksichtigt, die eher von größeren Unternehmen eingesetzt werden (die FEGIME nutzt diesen Weg bei der Zusammenarbeit mit Herstellern).
Maschinenlesbar und strukturierte Daten einfach erklärt
Technisch basiert die aktuell diskutierte E-Rechnung auf xml, einer Auszeichnungssprache. Auszeichnungssprache heißt englisch ‚markup language‘, abgekürzt ml. Das x in xml steht für eine Variante vom ml – zum Beispiel html, wie wir es von Internetseiten kennen.
Das Wort maschinenlesbar bedeutet, dass Computer die E-Rechnung lesen und verarbeiten können. Jetzt kommt’s: Jeder Mensch kann den maschinenlesbaren Rechnungstext ebenfalls lesen.
Das ist keine Raketenwissenschaft. Die Basisregeln für xml lernt man in einer halben Stunde. Der Text der Rechnungsdatei sieht ähnlich aus wie der Quelltext einer Internetseite. Auf den ersten Blick sieht das chaotisch aus, aber nach etwas Einführung erschließt sich die Struktur. In der xml-Datei der Rechnung stehen alle Daten, die auch in einer Papierrechnung zu finden sind. Daten sind in einer Struktur angeordnet, die der europäischen Norm EN 16931 folgt. Beispiele findet man schnell per Suchmaschine. Die einzige Hürde ist, dass man Software braucht, um den xml-Text lesen zu können. Aber das muss auch niemand.
Mit der PDF-ZUGFeRD-Rechnung gewappnet
Wer für öffentliche Auftraggeber in Bund, Ländern und Kommunen arbeitet, kennt die schon länger geforderte „XRechnung“. Wer mit diesen Kunden arbeitet, ist mit den Abläufen vertraut und wird mit den Anforderungen ab dem 1. Januar 2025 kaum neue Arbeit haben.
Aber auch für alle anderen Unternehmen ist es in aller Regel leicht. Denn in Deutschland verbreitet sich das Rechnungsformat ZUGFeRD immer mehr. Hier wird die xml-Datei in eine PDF-Datei eingebettet, die genauso aussieht wie eine herkömmliche Rechnung. Das wird „hybrides Format“ genannt.
Sogar das Arbeiten wie vor 30 Jahren bleibt möglich
Bleiben wir bei der Zusammenarbeit von E-Handwerk und E-Großhandel. Wer von seinem Elektrogroßhandel eine PDF-ZUGFeRD-Rechnung erhält, ist für alle Fälle gewappnet. Man hat dann sogar die Wahl und kann die Datei ausdrucken wie bisher, den zu zahlenden Betrag etc. händisch in ein Überweisungsformular übertragen, den Ausdruck im Ordner abheften … oder man liest die Rechnung in seine Handwerkssoftware ein und genießt alle Vorteile der Digitalisierung.
Zwei gute Nachrichten: Erstens können vermutlich alle Elektrogroßhändler eine PDF-ZUGFeRD-Rechnung stellen und zweitens beherrschen schon jetzt die wichtigen Handwerkssoftwares die elektronische Rechnung und ZUGFeRD (die Redaktion hat das bei einigen Großhändlern und Softwareanbietern geprüft, aber nicht bei allen).
Was ist zu tun?
Wer noch nicht auf den elektronischen Rechnungsempfang umgestellt hat, sollte seine Partner in den ersten Wochen des neuen Jahres ansprechen, wie man die Aufgabe angeht. Mit dem ZUGFeRD-Format werden der Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen, wie geschildert, sehr einfach.
Und wenn eine E-Rechnung in einem Format eintrifft, dass man mit seiner Software nicht lesen kann, kann das Gratis-Werkzeug „Quaba-Viewer“ helfen. Das gibt’s unter www.quba-viewer.org
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